中徽机电科技股份有限公司
内部管理方面部门沟通不畅,权责不清,审批流程麻烦
工程项目方面,管理难度大,协同困难
企业内部管理全在线,有效提高工作效率
实现全项目生命周期的可视化管理,让项目管理更加直观易操作
中徽机电科技股份有限公司(以下简称“中徽科技”)成立于1999年,注册资金8016万,是行业领先的智慧城市服务商和运营商。主要面向政府、学校、医院、文体场馆、机场、铁路、运营商等客户,提供机电、暖通、消防、智能化等项目服务。
公司自成立以来工程规模逐年上升,2017年8月在北京新三板挂牌上市,股票代码871973。现拥有机电工程施工总承包一级、消防设施工程专业承包一级、净化一级等十余项专业资质,四十余项专利及数项软件著作权,近百人的技术团队和遍布全国的服务网络。目前年销售订单超15亿,已逐步成长为行业的佼佼者。
一、打通“人、财、物、事”全链路,企业内部管理皆在线
作为一家以工程项目为主的企业,内部管理是中徽科技的基石,与项目各个方面紧密相关。以前,传统的管理模式工作中出现问题难以溯源,业务流程复杂耗时耗力,也不能为工程项目做到强有力的支撑。产生的主要问题如下:
1、公司组织管理权责不清,出现问题相互推诿责任;
2、部门沟通不畅,业务审批流程冗长不透明;
3、不能及时了解项目经理工作进度及重点工作反馈;
随着中徽科技进一步的发展,精细化管理已经成为必然的趋势。现在,中徽科技利用钉钉通讯录重塑企业组织架构,公司上百位员工岗位分工明确、权责清晰,新晋成员也能迅速找准自身定位,有效缩短了工作磨合期。在日常工作中,员工可以随时随地发起审批、汇报工作,调用内部资料文档,了解公司各项业务进展,有效提升工作效率。公司内部钉钉群,不仅可以用作日常工作沟通,同时可以便捷的发起DING进行信息传达,还能进行高清视频会议、群直播,形成待办任务,将碎片式沟通与各种工作场景结合的更加紧密。
二、以项目管理为核心的整体数字化解决方案
工程项目因周期长、链条多、信息化水平低,导致管理难度大、权责不清晰、利润耗损严重。随着企业承接项目规模越来越大,在建项目数量越来越多,项目管理的问题将也更加凸显,很多企业不得不投入大量的人力、财力去解决。一直以来,中徽科技也被这些问题所困扰。
1、项目涉及立项、投标、合同、采购、施工等过程,需协同多个部门,周期长,管理难度大;
2、项目体量大、数量多,纸质单据、合同无法关联,查找非常不变;
3、材料成本、消耗无法准确把控,极易造成项目预算超支;
4、项目施工进度不明、各节点验收不及时,导致资金回笼慢,影响公司现金流。
现在,通过钉钉,这些问题正在被逐步解决。
(一)通过项目管理平台,实现全过程可视化管理
通过项目管理平台,对项目招投标、立项、策划、合同、采购、工程进度、文档等进行线上综合管理,实现项目全生命周期管理动态的可视、可测、可控,让项目管理变得更加直观、易操作。
(二)多项目联合管理,数据追索源头 材料清晰明了
所有项目中标后自动生成待签合同,并对合同评审、审批、用印、收付条款、风险等进行全方位管控。关联项目相关的主合同、劳务分包、采购订单等所有合同,税务、收支金额回填,自动生成合同履约台账,实时监控履约动态,项目全流程材料信息随时可查。
(三)采购超支提前预警,有效控制项目成本
对已开工的项目进行采购计划提报,与成本策划内容首次匹配,实现多层管控的目标;过计划、询比价,供应商评审的管控,管理者在付款审核时无需花费大量精力核对信息的准确性,大幅提升工作效率。线上信息互通,人、材、机、费各类采购项目与收支管理、税务管理相关联,自动生成策划执行情况统计表,超出部分自动提醒相关管理者提前做好应对策略。
(四)项目进展轻松掌握、顺利验收,资金到账快
项目进展信息、关联信息,随时可查;通过标准化流程推动项目形成待办任务,并与计划管理联动,方便公司领导或接手人准确了解项目概况及进展。对已竣工或阶段性竣工项目,通过系统公司管理层可以随时查看了解验收进度并给与指导、协调资源,避免因为验收时间长,导致项目预收周期长,影响公司现金流。
通过钉钉项目管理系统,中徽科技对项目投标跟进、立项、成本、合同、资金、发票、采购、工程进度、文档等进行线上综合管理,实现了项目全生命周期管理动态的可视、可测、可控,便于成本管控,大幅提升工作效率,有效避免了项目管理过程中的各项黑洞。