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全国双一流、百年名校的「数字化新故事」

作者:企业微信

2024-01-22 11:06:39

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很多大学老师的负担都挺重:既要管好学生,又要兼顾教学和科研。

在全国的「双一流」重点高校中,我们看到了一家校园数字化的标杆——山西大学。他们通过数字化,实现了全校4万多名师生的高效管理和服务。并且,帮助老师从教务琐事中减负,把精力放在更重要的教学科研工作上。不仅如此,山西大学计算机与信息技术学院的学生们,还主动在企业微信上开发各种有益于校园生活的应用,让山西大学成为「持续进化」的数字化高校。

他们是怎么做的呢?



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大学的课程选择很丰富,每个学期开设的必修、选修课有上千门,学生可以自由选择。

同一门课的同学都来自不同专业、不同年级、不同班级,每节课都有六七十人。为了方便传达通知、收发作业、提问和答疑,每门课都需要拉一个「课程群」,凡事在群里及时沟通。过去,很多学校习惯建微信群、QQ群。这些群都需要老师反复号召同学们一个个扫码进群,把网名改成真实姓名,核对人数齐不齐。但课程群太多了,即使这样,还是经常有学生没有及时进群,错过了重要的课程通知和作业。怎么既确保师生间的高效沟通,又减轻老师在拉群管理上的负担呢?山西大学将教务系统,与企业微信通讯录打通。全校4千多门课程,可以自动创建「一课一群」,群主自动设为每门课的授课老师,所有同学都自动进群,老师不用再手动拉人和核对人数。并且,用企业微信拉群,比起微信、QQ群更好管理:一是身份明确更安全,老师和学生都是实名。学生有问题,可以快速找到相应的老师。老师也能清楚知道,提问的学生来自哪个专业、哪个班、叫什么,方便管理和沟通;也不用担心校外人员混进群,扰乱教学秩序甚至冒名行骗。二是通知管理更到位,在群里发布课程通知、作业,老师可以看到消息已读未读。迟迟未读的学生,老师可以再次提醒。这样,老师就可以从拉群、发通知等琐事中抽身,把时间花在更重要的备课、师生交流上。

通过企业微信「课程群」,山西大学实现了全校4千多门课程、4万多名师生的高效管理。

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大学课程种类多,时间不固定,教室又分散。为了记住每天要上什么课、时间和地点,老师和学生在学期最开始,都会登入排课选课系统,确认自己的课程表。有的人会抄录课程表,有的人会把课程表专门打印出来贴在墙上,有的人还会下载专门的课程表App、日历App,再把每节课「手动」添加上去,方便随时查看。有没有更快的方法?山西大学把排课选课系统,和企业微信「日程」打通。系统会把每个人的课程表,自动同步到企业微信日程里,为师生做好教学时间管理提供了方便。现在,老师和学生想看课程表,随时打开手机,就能通过企业微信日程,查看每天几点、在哪个教室、上什么课。每节课前,还能设置弹窗提醒,确保师生准时出勤。除此之外,师生也能在「日程」上安排自己的课外活动和时间,像是社团活动、健身、周末和朋友的聚会……企业微信日程可以打通市面上常见的日历软件,在其他日历上创建的日程,也能自动同步到企业微信。这样一来,工作、学习、生活,都能在一个地方管理,井井有条。


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对于所有高校来说,科研都是重中之重,影响着高校的学术排名和预算经费。

高校的科研,离不开团队协作,成员多,历时长。很多过程性的资料、阶段性的研究发现,对最终出成果很重要,但往往很难沉淀下来。比如,研究过程中找的相关文献、阶段性的报告、实验记录、随笔和反思……这些资料,过去一般由研究人员各自保存在电脑和个人网盘上。东一份论文、西一份报告,没有保存和整理到一起。万一有研究人员中途离开,比如有教授离职了,研究生、博士生毕业了,他们保存的研究资料,可能就找不到了。后来的研究者,只能去找已经毕业的同学再要当时的资料,如果对方已经删除了,就只能就同一个课题重新找资料、做实验,重复造车轮,导致研究推进缓慢、很难深入。怎么解决研究资料难沉淀的问题呢?山西大学用企业微信微盘的「共享空间」,为研究课题组,创建了团队共享的「研究资料库」。研究过程中,不同成员找的资料、写的记录和报告,都能顺手保存到微盘上。这样,全团队的研究资料就集中保存到了一起,并按照资料类型分类和整理好。

而且,微盘的资料属于团队,不受成员变动的影响。后来的研究者,还能借鉴前人经验,继续深入研究。

并且,企业微信微盘,共享和查找资料很方便。成员需要时,可以快速「搜索」到相关资料,及时了解团队研究进展了到什么阶段,理论基础和参考文献是什么,做过哪些实验,过程中有哪些新的发现和经验……


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有人会问,这些内部的研究资料,不怕被外部人员看到吗?

对于重视原创的学术界来说,资料安全非常重要,外泄有可能引发学术剽窃。企业微信微盘,可以设置权限,未发表的内部资料和研究成果,课题组外的人员打不开、看不了,研究资料更安全。


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大学就像一个小的社会,麻雀虽小五脏俱全。师生既要在图书馆、教室里上课学习,又要在食堂、宿舍、体育馆等满足生活和娱乐的需要。

每个高校都希望全方位地服务好师生,提升老师和学生的校园体验和满意度。比如,让师生更方便使用学校图书馆、网络、宿舍等资源,更方便在校办事,申请研究经费、奖学金,处理党员事务等。但是过去,师生服务主要靠人力来保障:学生遇到问题需要咨询,第一时间想到的就是问辅导员老师。比如怎么申请奖学金,怎么报名交换生……很多问题都是类似的。忙的时候,很多辅导员一天都在回消息,被同样的问题问几十遍,把同样的答案回复几十遍。如果遇到一些问题,辅导员也解决不了,就只能把相关部门的电话给同学,同学再分别打电话去询问。不只是学生咨询难,其实老师自己也有很多问题和需求,比如研究经费怎么报销,职称怎么评……老师也要四处问人,打电话问办公室,甚至亲自跑一趟,办事麻烦。山西大学就想,能不能有一个统一的服务窗口,老师和学生有问题,不用到处问,都到这问就好了呢?

于是,他们就在企业微信的「通讯录」上,创建了「员工服务」账号。师生有任何问题,可以直接在线上咨询。比如,本科生想咨询奖助学金怎么申请,可以在「员工服务」找到「本科学生工作服务」应用,就会有学生工作部的老师专门解答。

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但是,全校4万多名师生,咨询量这么大,服务的人力却有限,怎么办呢?于是,他们把大量的、常见的一些问题和回答,整理出来。师生咨询时,先让「机器人」自动回复,基本能解决80%的重复问题。实在解决不了的,再转接到人工服务。最终,山西大学通过25个服务窗口,就解答了超出原来10倍的咨询量。

通过数字化,山西大学大大提高了师生服务的效率。也减轻了辅导员的负担,让他们抽出更多时间关心学生的生活和发展。



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校友和离退休老师,虽然离开了学校,但仍然是学校大家庭的一份子。怎么做好对他们的服务和关怀呢?首先,学校希望建立和「校友」的长期联系,希望毕业的校友经常回校重聚,和师弟师妹交流工作生活经验。一些成功校友,还会为学校带来捐款和其他资源。但是以前,学生毕业后,学校就失去了和大部分人的联系。学校每次有新的动态,或者要组织校友重聚时,只能通过「校友会」的公众号发个通知,但不能确保通知到每个人;挨个电话联系,也常常发现大家换了号码。

现在,通过企业微信,山西大学所有的学生,毕业后都会自动加入「山西大学校友会」这个组织。虽然校友会和山西大学,是两个组织,但通过企业微信的功能,可以把两个组织打通,共享学校的应用和服务。校友可以继续使用学校的图书馆、邮箱、校友卡等资源,也可以及时收到学校的最新消息通知。

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其次,对于离退休老师,学校经常需要组织对他们的慰问和拜访,或者通知他们关于退休金等事项有什么最新政策,需要及时通知到人。

以前,学校只能挨个打电话通知离退休老师,但是老师们人不在学校,联系方式经常换,很难确保通知到位。现在,老师离退休后,依然还在山西大学的企业微信上,可以及时收到来自学校的各项通知,比如学校组织党员活动、慰问活动等等。有任何问题,也可以线上办事和快速咨询。正是因为对离校师生的贴心关怀,山西大学形成了尊师长、重传承的校园文化,也收获了师生的口碑,不断吸引更多优秀的人才加入。


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责任编辑:企业微信

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