日常办公中，经常会需要同事帮忙填写表格收集信息，一般会用到本地 Excel，但使用过程中，难免会遇到：

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格式难控制，每人提交的数据格式都不同

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向多人收集数据时，每人提交一份，版本混乱，收集耗时长，汇总也难

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不知道谁没提交、漏了谁，一个个打开 Excel 查

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不方便跟进完成状态，也无法督促完成

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遇到这些，你可以试试钉钉表格了。相较于传统的本地 Excel，在线表格的一大优势是可以实现协同编辑，这个尤其适合多人、多地、多部门的协同填表场景。

多人在表格里共同编辑数据，无需本地文件的多次传输汇总，提高数据收集效率的同时，也可以很好地避免版本混乱可能造成的数据错误。



「钉钉表格」

兼顾「高效协作」与「数据安全」



钉钉表格支持超 500 人在线实时协同编辑，强大的公式编辑、图表绘制功能，让你在钉钉内即可协同完成数据的发起、填写、跟进、汇总、沉淀全过程。



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具备完整的公式函数能力，更好地支持业务数据分析

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支持互相独立的筛选视图，保障多人筛选数据，结果互不干扰，数据也能私人定制

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支持锁定单元格，只有指定成员可查看 / 可编辑，其他成员禁止查看，保证数据私密性和安全性

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链接地址 / 单元格 / 工作表，打开你的表格任意门，一键直达目标数据

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高亮重复项，录入信息时快速发现重复项，减少重复录入

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一键插入复选框、下拉列表、日期时间，配合条件格式，轻松搭建任务清单，跟进任务状态



阿里巴巴数据收集实践案例



背景：钉钉文档产品团队每月发布一次产品更新，涉及十几个单品、多个团队、多人参与，需要协作完成产品更新。这时，难免出现功能遗漏、功能发布错误等各种问题，协同难度较大。



现在，通过钉钉表格来完成信息的收集和处理大半年，效率大大提升，接下来让我们看看大家是如何使用「钉钉表格」完成产品内容收集的吧。





数据收集前

一键@指定人



在收集数据前，先梳理表单的行、列，确保信息收集齐全无遗漏。因涉及多人协作，可直接在负责人单元格中输入@选中对应人，并通过钉钉聊天窗通知到他。







预配置格式



在多人协同编辑时，我们收集到到数据也经常会是五花八门，缺少规范与结构化。不用担心，钉钉文档支持统一规范填写格式。



运营会根据不同字段设置列类型，以方便格式统一，比如日期、百分比、筛选内容等。在收集身份证信息、手机号等类型的信息时，都很方便哦，确保用户输入的内容符合格式。







权限管控



表格预配置完后，可根据需要设置权限，目前可针对个人、钉群、组织设置「可编辑」「仅可查看」「可查看/下载」「移除权限」4 种权限。



将该表格发布到项目协作群，给予群员可编辑权限，即可快速收集数据啦。











数据收集中

快捷入口



每天处理的事务太多，稍不注意就会遗漏，但通过表格内@人定向提醒，就不会错过啦。运营在表单中@对应负责人后，会通过钉钉聊天窗发送消息提醒，对方通过聊天窗直接进入表格，立即开始填写信息。







手机填报



即便不在电脑旁也没关系，钉钉表格移动端也很好用喔。在手机端打开钉钉表格，可选择表单视图按行填写，不用担心填漏、填错。









评论沟通



当我们使用本地 Excel 时，沟通交流往往通过截图配文字，反复沟通，效率极低。钉钉表格的单元格评论功能，可以大大提高沟通效率。

针对不清楚的部分，可添加单元格评论，在添加评论时，支持直接@人，也可以选择将本条评论推送给具体人，高效沟通。







重要数据锁定



在收集数据过程中，针对一些比较隐私的内容，不想太多人看见，可以根据实际需要，为每一个单元格设置独立的权限管控，精细化管控权限。



如果某些重要数据只能给不同角色展示，可使用「锁定权限」对不同角色设置不同权限，以保障数据安全。

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锁定编辑权限：重要数据设置锁定，指定人才能编辑，确保数据准确

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锁定查看权限：敏感数据设置锁定，其他人禁止查看，确保数据安全







插入待办



如果临近表格收集截止时间，仍有人未完成数据填写怎么办？如果使用本地 Excel 收集，是不是还得筛选人，再打开聊天窗打字提醒，流程太多太浪费时间。



使用钉钉表格，可以快速催办。钉钉表格支持针对单元格一键插入待办，通过钉钉待办的消息提醒能力，多种渠道提醒对方，督促其完成。









数据收集后

查看历史记录

数据准确性的重要性毋庸置疑，如果权限设置是对数据收集的过程管控，那历史记录，就是对数据的事后追溯。

通过钉钉表格的查看单元格历史记录功能，掌握数据来龙与去脉，做到心中有数。同时，当数据出错时，也能够精准定位填写人，快速纠错。

查看单元格历史记录功能，顾名思义，能够对每一个单元格的编辑历史进行精准记录，哪怕是一个标点符号的改动，也会有迹可循。







筛选视图



一张表格，如果收集的信息较多较复杂，查阅分析时容易失焦。这时，可以使用筛选视图功能，将关注的信息筛选出来，仅展示这部分，更清晰。



特别是与外部团队协作时，内容太多太杂，容易抓不到重点，且有些信息对方并不需要。



传统方式，可能会复制一张表格，去掉多余信息，仅保留重要的部分，再发给协作方。使用钉钉表格就不用这么麻烦啦，新建一个筛选视图，选出重点信息，发送给对方。对方打开直接查看你筛选的结果，清晰明了，同时该操作不影响其他人使用表格。







数据透视表

P.S. 在收集大量数字信息的时候，可使用钉钉表格的数据透视表功能做分析。无序数据简单拖拽即可生成数据透视表，可以对大规模数据快速汇总分析，轻松搞定分类汇总、多维展示、交叉分析等。







公式化分析



数据分析离不开函数公式，函数公式的丰富度，在某种程度上也是衡量一款在线表格产品是否优秀的重要标准。截至目前，钉钉表格已支持 400+ 公式，覆盖 99% 主流办公软件所拥有的公式函数，可以充分满足用户的数据分析需求。

在工具栏选择公式，选择你需要的公式即可快速开始分析，包含常用的 LOOKUP、VLOOKUP、MATCH 函数等数据分析利器。









使用钉钉表格，在钉钉内即可高效、准确、安全地完成数据的发起、填写、跟进、汇总、沉淀全过程。





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最后更新于 2022/2/25